надо запланировать на определённое число(Суббота, 18 Июня, 21-00) например
и уже заранее регаца, и еслли это заведомо 2 на 2, то сразу регаца командами
и например в суботу в 20-00, чтобы все кто точно будут учавствовать, без всяких задержек, утвердили своё участие