Да ладно, че вы.. пацаны все правильно хотят сделать - оформить все должным образом на сайте и выложить. Хорошо бы, конечно, сделать автоматизированную систему, но, видимо, прогер у них не столь квалифицированный, хотя с таким бюджетом можно было бы фрилансера нанять и он за пару косых варганил бы то, что вам нужно