Короче, ставь MS Exchange и Cisco Unified Messenging (это Unity привязанный к эксченджу). AD я надеюсь у тебя в интранете имеется. Привязывай Exchange к AD, а Unified Messenging к Exchange. Учетные записи ты создаешь в ActiveDirectory, они автоматически реплицируются в exchange. Unity надо настраивать отдельно, но в целом пользователи там оказываются автоматически - надо будет настроить только пароли по умолчанию и подобную хрень.
Потом в вындоусе пользователь заходит в домен AD. Аутлук должен автоматом это прохавать. Останется только сказать Аутлуку чтобы связывался с сервером Exchange и похерил локальную папку.

ЗЫ. Unified Messenging уместен только если у тебя IP-телефония в офисе. Если у вас обычный PBX или Боже упаси, POTS, то вы до него еще не доросли.

Да, кстати, если вдруг захотите чтобы вам поставили IP-телефонию, настроили Exchange, AD, CallManager, Unity и кучу всего остального, пишите Request For Proposal и присылайте мне Мы как раз этими вещами занимаемся Мы Microsoft Gold Partner и Cisco Gold Channel Partner